Cinco consejos para empezar a digitalizar sus cooperativas
Escrito por Aída Palomo – en colaboración con Revista Roast
Agradecemos a Harry Milton (Sol & Café) y Jesús Damiano (La Florida), nuestros panelistas de lujo, por mostrarnos durante la primera conversación en origen y en español de Digital Coffee Future sus experiencias de digitalización en cooperativas cafeteras y por compartir cómo la implementaron y el impacto que ha tenido en sus organizaciones a nivel financiero, administrativo y, por supuesto, humano. Pudimos platicar del aumento de la calidad del café de los productores y de su eficiencia, de cómo obtener información para tomar mejores decisiones para las organizaciones y, sobre todo, de cuidar y compartir esa información con miras a un mejor futuro en el café.
Mucho conocimiento fluyó en poco tiempo y aun así, fuimos un poco más lejos y (en compañía de Revista Roast) nos dimos a la tarea de pedirles consejos para todos aquellos que deseen empezar a digitalizar sus operaciones en una cooperativa. Así que, he aquí 5 consejos para empezar a digitalizar sus cooperativas
Antes de empezar…
Cada organización sabrá el momento adecuado en el que deba empezar a digitalizar sus operaciones, ya sea por el volumen de su producción o por una gran cantidad de capital humano que no se está utilizando de la manera más eficiente. Cada experiencia es distinta, pero, de acuerdo a Harry Delgado: “Uno sabe cuándo debe empezar a digitalizar. Simplemente lo sabes”.
Ahora sí…
Créditos: Coop La Florida
1. La comunicación es clave.
La gestión de la comunicación hacia adentro (y no sólo hacia afuera, con sus clientes) es fundamental para que todos entiendan la importancia de este proceso. Explique claramente qué se quiere conseguir con la digitalización y qué se necesita de cada persona o área para conseguirlo. Utilice lenguaje claro tanto con sus productores como con su equipo de trabajo. ¿Qué información necesita? ¿Quién puede proporcionársela? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Cuáles son los costos?
2. Ayude a que pierdan el miedo.
La gestión del cambio deberá ser parte de su nueva cultura laboral. Sensibilizar a sus socios y a su equipo sobre los beneficios y la importancia de nuevos procesos, de seguir aprendiendo y seguir avanzando será esencial en su estrategia para que las cosas empiecen a hacerse de forma distinta, tanto para los productores como para su equipo administrativo.
3. Trabaje internamente.
Si bien es cierto que la intención de la digitalización es tomar información y automatizarla, tome en cuenta que este trabajo deberá hacerlo alguien de su organización y que requiere de mucho trabajo interno (y probablemente de tiempo completo). Deberá asignar a una persona que conozca el proceso que desee digitalizar y esa persona deberá trabajar con el programador para que los resultados sean exactamente los que desea y necesita.
Créditos: Coop La Florida
4. Sea paciente.
Trabaje en etapas. Compartimente. Recuerde que es un trabajo en equipo y, como tal, no todo depende de una sola persona. Avance las cosas “de a poquitos” y cuando tenga oportunidad de realizar un proyecto de tecnologías de información, primero trabájelo in-house, conozca su alcance y vaya tomando decisiones. La digitalización no es inmediata, debe haber tiempo para empezar a actuar a partir de la información y empezar a realizar cambios dentro de su organización.
Y tal vez la más importante…
5. Comparta.
Sus experiencias y su información pueden ser la inspiración de más proyectos; lo que usted haga puede marcar el camino para más organizaciones, puede brindarles seguridad. “Se puede desarrollar algo mucho más grande y ayudarnos de las herramientas digitales para generar conectividad”, nos dice Jesús Damiano, y para eso, se necesita el apoyo y la apertura de todos.
Grabaciones están disponibles en nuestro canal YouTube.